Funktionen
Alles, was ein Studio damit tun kann
Vollständig. Wo etwas noch nicht geht, steht es dabei.
WhatsApp-Inbox
Alle Chats deines Studios in Echtzeit an einem Ort, mit dem Kontext daneben.
Schritt 1 von 3
Der Überblick
- Live-Chatliste
- Neue Nachrichten erscheinen sofort, ohne Neuladen. Auch bei mehreren hundert Chats flüssig.Auch gesucht als: Team-Inbox, gemeinsamer Posteingang, Postfach
- Suche, Filter und gespeicherte Ansichten
- Nach Name oder Nummer suchen, nach Phase und Tag filtern. Bis zu zehn Filterkombinationen kannst du benennen und wiederverwenden.
- Eigene Tags mit Farbe anlegen und Chats zuordnen, sichtbar in Liste und Filter.Auch gesucht als: Segmentierung, Kategorien
Schritt 2 von 3
Der offene Chat
- Pauline pro Chat übernehmen
- Ein Klick pausiert die Assistentin in diesem Chat, du schreibst selbst weiter. Geht auch für mehrere Chats gleichzeitig.
- Schnellantworten und interne Notizen
- Textbausteine setzen den Vornamen automatisch ein. Notizen am Chat sieht der Kunde nie.Auch gesucht als: Textbaustein, Vorlage
- Bilder und Sprachnachrichten
- Empfangene Referenzbilder sammeln sich als Galerie am Chat, Sprachnachrichten spielst du direkt ab.
Schritt 3 von 3
Was nicht liegen bleibt
- 24-Stunden-Fenster sichtbar
- Die Inbox zeigt minutengenau, wie lange du noch frei antworten darfst. Danach schaltet sie auf die von Meta freigegebenen Vorlagen um, damit deine Nachricht nicht abgelehnt wird.Auch gesucht als: WhatsApp Business API, Cloud API, Template, Vorlagen-Nachricht
- Wiedervorlagen
- Datum und Notiz an einem Chat hinterlegen. Was fällig ist, steht oben als Banner, bis du es abhakst.Auch gesucht als: Erinnerung, Nachfassen, Follow-up
Pauline, die Assistentin
Sie führt das Gespräch, bis es eine Entscheidung braucht. Dann bist du dran.
Schritt 1 von 3
Sie führt das Gespräch
- Antwortet rund um die Uhr auf Deutsch
- Locker und per du. Sie merkt sich den ganzen Verlauf und stellt nicht zweimal dieselbe Frage.Auch gesucht als: KI, künstliche Intelligenz, Chatbot, GPT
- Versteht Sprachnachrichten
- Eingehende Sprachnachrichten schreibt sie mit und behandelt sie wie Text.
- Antwortet auf Wunsch selbst per Sprachnachricht
- Wie oft sie das tut, stellst du als Wahrscheinlichkeit ein.Auch gesucht als: Sprachausgabe, Voice
Schritt 2 von 3
Sie sammelt und bucht
- Sammelt, was du für ein Angebot brauchst
- Motiv, Körperstelle, Größe, Stil und Referenzbilder liegen geordnet am Chat.Auch gesucht als: Vorqualifizierung
- Schlägt echte Termine vor und bucht sie
- Sie prüft deinen Kalender auf freie Zeiten und schlägt bis zu drei Alternativen vor. Den Termin trägt sie verbindlich ein.Auch gesucht als: Online-Terminbuchung, Terminvereinbarung
Schritt 3 von 3
Wo sie aufhört
- Hält sich an deine Öffnungszeiten
- Außerhalb der eingestellten Zeiten schreibt sie nicht. Schließzeiten und Urlaub trägst du als Zeitraum ein.Auch gesucht als: Feiertage, Betriebsferien
- Übergibt an dich, wenn es heikel wird
- Sie erkennt Situationen, die sie nicht entscheiden soll, und reicht den Chat mit dem kompletten Verlauf weiter. Auf Wunsch bekommst du dazu eine WhatsApp auf dein Handy.Auch gesucht als: Eskalation, Handoff
Grenzen
- Sie nennt keine Preise. Preisfragen gehen an dich.
- Sie gibt sich auf Nachfrage nicht als Mensch aus.
- Sie schreibt niemanden von sich aus an. Sie antwortet nur dem, der zuerst geschrieben hat.
Kalender und Termine
Dein Google-Kalender bleibt die Wahrheit. TattooOrbit schreibt direkt hinein.
Schritt 1 von 3
Der Kalender selbst
- Woche, Tag und Monat
- Stundenraster von 8 bis 20 Uhr, umschaltbar. Ein Klick springt auf heute.
- Google-Kalender-Anbindung
- Termine landen im echten Kalender. Ob die Verbindung steht, kannst du jederzeit prüfen.Auch gesucht als: Google Calendar, Kalendersynchronisation, Sync
- Anlegen, verschieben, stornieren
- Alles aus der Terminansicht heraus.Auch gesucht als: Umbuchung, Absage
Schritt 2 von 3
Was der Kunde merkt
- Kunde wird bei Änderung informiert
- Verschiebung und Storno gehen automatisch als WhatsApp raus, auch außerhalb des 24-Stunden-Fensters. Dafür benutzt TattooOrbit eine freigegebene Vorlage.
- Terminerinnerung
- Geht automatisch vor dem Termin raus.Auch gesucht als: 24 Stunden vorher, Erinnerungsnachricht, Reminder
Schritt 3 von 3
Danach
- No-Show festhalten
- Vergangene Termine bewertest du mit einem Klick als erschienen oder nicht. Der Zähler steht im Kundenprofil.Auch gesucht als: Nichterscheinen, Terminausfall
- Verteilung nach Stil
- Anfragen lassen sich nach dem gewünschten Stil dem passenden Artist zuordnen, mit Gewichtung.Auch gesucht als: Zuweisung, Routing
Grenzen
- Artists erben vorerst die Öffnungszeiten des Studios. Eigene Arbeitszeiten je Artist gibt es noch nicht.
Kunden
Aus Chats werden Kundenakten, ohne dass du etwas abtippst.
Schritt 1 von 2
Die Liste
- Kundenliste mit Zahlen
- Umsatz, Guthaben, Sitzungen und letzte Zahlung pro Kunde, durchsuchbar.
- Kunden manuell anlegen
- Für alle, die nicht über WhatsApp kommen. Nummern werden vereinheitlicht, damit keine Dubletten entstehen.Auch gesucht als: Laufkundschaft, Walk-in
Schritt 2 von 2
Die Akte
- Kundenkarte mit sieben Bereichen
- Übersicht, Zahlungen, Rechnungen, Gewinnspiel, Notizen, Einwilligung und Termine.Auch gesucht als: CRM, Kundenakte, Kundenverwaltung
- QR-Kundenkarte
- Jeder Kunde bekommt einen eigenen Link, unter dem er sein Guthaben sieht.Auch gesucht als: Treuekarte, Bonuskarte
- Guthaben-Verlauf
- Jede Gutschrift und jede Abbuchung mit laufendem Saldo.Auch gesucht als: Kundenkonto
Zahlungen
Anzahlung anfordern, ohne den Chat zu verlassen.
Schritt 1 von 2
Geld anfordern
- Zahlungslink in zwei Schritten
- Kunde wählen, Betrag und Zweck eintragen, fertig. Auf Wunsch geht der Link direkt per WhatsApp raus.Auch gesucht als: Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Bancontact
- Guthaben verrechnen
- Vorhandenes Guthaben wird abgezogen, der Restbetrag steht live daneben.
- Cashback
- Auf jede Zahlung werden 2,5 Prozent als Guthaben gutgeschrieben.Auch gesucht als: Treueprogramm, Bonus
Schritt 2 von 2
Danach läuft es allein
- Rechnung automatisch
- Nach der Zahlung entsteht die Rechnung, geht per WhatsApp raus und liegt als PDF bereit. Die Nummern laufen lückenlos durch.Auch gesucht als: Kleinunternehmerregelung, Kleinunternehmer, § 19 UStG, Umsatzsteuer ausweisen, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer
- Stripe-Anbindung
- Die Auszahlung geht auf dein eigenes Stripe-Konto. Status und Umsatzverlauf stehen in den Einstellungen.Auch gesucht als: Stripe Connect, Auszahlungen
Marketing und Gewinnspiel
Anzeigen, die in den Chat führen, und ein Gewinnspiel, das Einwilligungen einsammelt.
Schritt 1 von 3
Die Anzeige
- Kampagnen-Assistent in fünf Schritten
- Text, Bild, Budget, Zielgruppe und Prüfung, mit Live-Vorschau im Instagram-Look. Das Bild ziehst du ins Fenster.Auch gesucht als: Facebook-Werbung, Meta Ads, Click-to-WhatsApp
- Werbetext wird vorgeschlagen
- Aus Studioname, Teilnahme-Code und Rabatt. Neu würfeln oder überschreiben.
Grenzen
- Anzeigen werden pausiert an Meta übergeben. Scharfschalten und optimieren machst du im Meta Ads Manager.
Schritt 2 von 3
Wer sich meldet
- Teilnahme-Codes
- Schreibt jemand den Code per WhatsApp, startet der Gewinnspiel-Ablauf.Auch gesucht als: Keyword, Stichwort
- Teilnehmerliste
- Mit Rabatt, Einwilligung und Gewinner-Markierung. Du kannst suchen, filtern, als CSV exportieren und archivieren.Auch gesucht als: Leads, Kontakte exportieren
- Hauptgewinn auslosen
- Zieht einen zufälligen Gewinner aus den aktiven Teilnehmern.Auch gesucht als: Verlosung, Ziehung
Grenzen
- Teilnehmer kommen über den Code per WhatsApp oder über das öffentliche Formular, nicht über Metas Lead-Formulare.
Schritt 3 von 3
Bevor es echt wird
- Teilnahmebedingungen
- Eigener Text mit Platzhaltern oder der mitgelieferte Standardtext, öffentlich verlinkbar.Auch gesucht als: Rechtstext, Gewinnspielbedingungen
- Testmodus
- Du spielst den kompletten Ablauf aus Kundensicht durch, wahlweise im Zeitraffer. Eine echte Nachricht geht dabei nicht raus.Auch gesucht als: Vorschau, Probelauf
Team und Artists
Mehrere Leute, ein Studio, getrennte Zugänge.
Schritt 1 von 2
Zugänge
- Mitarbeiter mit eigenem Login
- Anlegen, deaktivieren und Passwort zurücksetzen. Deaktivieren beendet sofort alle laufenden Sitzungen.Auch gesucht als: Rollen, Berechtigungen, Benutzerverwaltung
- Zwei-Faktor-Anmeldung
- Per Authenticator-App, mit Wiederherstellungs-Codes.Auch gesucht als: 2FA, MFA, TOTP
Schritt 2 von 2
Wer was macht
- Buchbare Artists
- Je Artist legst du fest, ob er buchbar ist, welche Stile er macht und wie stark er bei der Verteilung zählt.
- Stil-Katalog
- Die Stile deines Studios an einer Stelle pflegen, Artists wählen daraus.Auch gesucht als: Stilrichtung
Auswertung
Was oben reinkommt und was unten rauskommt.
Schritt 1 von 2
Von der Anfrage zum Termin
- Trichter von der Anfrage zum Termin
- Anfragen, Antworten und gebuchte Termine. Dazu die Konversion zwischen den Stufen und die Buchungsrate.Auch gesucht als: Funnel, Conversion
- Zeitraum frei wählbar
- 30, 90 oder 365 Tage, wahlweise ein eigener Zeitraum von Datum zu Datum.
Schritt 2 von 2
Was hinten rauskommt
- Umsatzverlauf
- Zwölf Monate, auch auf dem Dashboard.Auch gesucht als: Statistik, Kennzahlen
- Einzelne Ereignisse nachsehen
- Jede Kennzahl klappt auf, bis zum einzelnen Vorgang mit Zeitpunkt und Chat.Auch gesucht als: CSV-Export, Datenexport
Einwilligung und Datenschutz
Was du im Studio ohnehin brauchst, digital und nachweisbar.
Schritt 1 von 2
Vor dem Termin
- Digitale Einwilligung
- Eigener Einleitungstext, Einwilligung zur Tätowierung und zur Datenverarbeitung, öffentlich verlinkbar.Auch gesucht als: Einverständniserklärung, Volljährigkeit, Altersprüfung, Minderjährige
- Gesundheitsfragen selbst zusammenstellen
- Ja-Nein-Fragen, kurze und lange Textantworten, einzeln als Pflichtfeld markierbar.Auch gesucht als: Anamnese, Aufklärungsbogen
Schritt 2 von 2
Was davon bleibt
- Antworten am Kunden hinterlegt
- Jede Einreichung landet mit Datum in der Kundenkarte.Auch gesucht als: Nachweis, Dokumentation
- Abmeldung per Stichwort
- STOP und vergleichbare Wörter beenden den Chat automatisch, mit Bestätigung an den Kunden.Auch gesucht als: Opt-out, Werbewiderspruch
- Automatische Löschfristen
- Nachrichten und Auswertungsdaten löscht das System nach hinterlegten Fristen von selbst.Auch gesucht als: DSGVO, Aufbewahrungsfrist, Datenschutz
Einrichtung
Fünf Schritte, jeder mit Statusanzeige.
Schritt 1 von 2
Der Weg
- Geführter Ablauf
- WhatsApp, Meta, Stripe, Kalender und Abo, jeweils mit Fortschritt und Direktlink.Auch gesucht als: Onboarding, Einrichtungsassistent
- Konten in einem Durchgang verknüpfen
- Facebook, Instagram und WhatsApp über die offizielle Meta-Anmeldung. Die Daten deines Werbekontos kommen dabei mit.Auch gesucht als: Embedded Signup, Business Manager
Schritt 2 von 2
Und es hält
- Verbindungen aktiv testen
- Ein Knopf fragt Meta, Stripe und Kalender direkt ab, statt einen gespeicherten Status zu zeigen.Auch gesucht als: Diagnose, Statusprüfung
- Bestehende Nummer weiterverwenden
- Deine Studio-Nummer wird bei Meta registriert. Kunden schreiben dir wie gewohnt.Auch gesucht als: Nummer mitnehmen, Rufnummer übernehmen
Was TattooOrbit nicht ist
Damit im Gespräch niemand von etwas anderem ausgeht.
- Kein Kassensystem
- Keine Buchhaltung
- Kein Instagram-DM-Bot
- Kein Ersatz für dein Beratungsgespräch
An deinen eigenen Anfragen sehen
Zwanzig Minuten, unverbindlich. Danach weißt du, ob es für dein Studio passt.